¶ 群里的报关PDF自动归档到多票运单
客户在企业微信群发来一份报关PDF，文件名里列出了几票客户单号。设置好自动处理规则后，系统会分别找到这些运单，把同一份PDF追加到每票运单的“文件 → 其他”档案，员工不用逐票下载和上传，也不会消耗AI点数。
设置自动处理 · 触发条件 · 函数参数 · 其他业务示例 · 核对归档结果 · 处理未归档的单号
¶ 准备手机和客户群
- 按易信达APP使用教程完成消息采集配置。进入手机“设置 → 图片与文件下载”，勾选“文档与表格”并保存；不要把发文件的客户填入排除发送人。
- 将接收文件的客户群绑定到对应客户，具体操作见绑定客户群名。同一群只能对应一个有效客户；多个联系人属于同一客户不算多个客户。
- 确认客户单号已经存在于该客户的运单中。几票运单的收件人、收件人识别码可以不同，无需改成一样。
- 由有权查看这些运单、上传运单档案的员工创建规则。自动处理使用规则创建人的当前权限。
本文图片和样例使用专门建立的演示客户、运单和文件，不是客户业务资料。
¶ 设置自动处理
- 在员工端打开“菜单 → 基础数据 → 易信达消息自动化”，点击“新建”。
- 点击“查看可用变量和函数”，在常用场景中找到“按PDF文件名为多票运单归档报关资料”。
- 将这个场景的“触发条件”和“执行脚本”分别复制到规则中。执行脚本只有一行，系统会自动完成查单、逐票归档和结果统计，无需自行编写处理流程。把条件里的群名换成你的客户群名。示例使用FBA开头的客户单号和包含“报关”的PDF文件名。其他客户、单号格式或资料类型可按下方说明调整；调整后先用少量本客户运单核对结果，再正常使用。
- 填写容易识别的规则名称，勾选“启用”，点击“确定”。检查通过后，再点“确认保存并启用”。手机上的下载类别仍需按前面的步骤保存。
规则只需设置一次。后续客户按原有方式在群里发文件即可。不要让其他自动处理规则同时处理同一批报关PDF；不确定时，请客服核对已有规则。
¶ 触发条件
“触发条件”决定收到哪些消息时开始处理。下面是可复制的文字版，群名“报关文件处理群”为示例，请换成企业微信中实际显示的完整群名：
是否群聊消息()
&& $message.conversationName === '报关文件处理群'
&& 是否文件消息()
&& 是否为指定文件扩展名('pdf')
&& /报关/.test($file.name)
&&表示所有条件都要同时满足。上面的写法只处理指定群里、文件名包含“报关”的PDF；其他群、文字消息、图片消息和其他文件不会触发。
| 公式或函数 | 作用 | 按业务修改的方法 |
|---|---|---|
是否群聊消息() |
只接收群里的消息 | 无参数，通常保留 |
$message.conversationName === '报关文件处理群' |
按完整群名筛选 | 只改引号内的群名；不是只要包含这些字就匹配 |
是否文件消息() |
确认收到的是文件消息 | 无参数；图片消息不等于文件消息 |
是否为指定文件扩展名('pdf') |
按文件后缀筛选 | 填不带点的后缀，不区分大小写；多个后缀写成是否为指定文件扩展名('pdf', 'xlsx')，不是写成数组 |
/报关/.test($file.name) |
文件名中要包含“报关” | 可改为/签收/.test($file.name)；不检查文件正文 |
如果要查找的文字带括号、加号等符号，可改用下面的写法，按引号里的完整文字查找，避免符号被当成特殊匹配规则：
$file.name.indexOf('报关(放行)') >= 0
不需要限制文件名中的说明词时，可以删除最后一行&& /报关/.test($file.name)，但仍应保留群名和文件类型限制，避免其他资料也进入处理。
更换后缀只是改变消息筛选条件。还需在APP中开启对应文件的下载，并确认系统确实收到原文件和完整文件名；本文的长文件名采集验证针对PDF。
¶ 函数参数
“执行脚本”填写下面这一行即可，系统会完成查单、归档和结果统计：
按文件名单号归档当前文件({prefixes: ['FBA'], fileType: 'OTHER'});
这个函数从当前文件名提取客户单号，只查找当前群唯一绑定客户的运单。缺单或同号对应多票时跳过该单号，其余能唯一找到的运单继续归档。它不读取文件正文、不判断文件是否真的是报关资料或发票，也不调用AI。
参数填写方法
只需填写业务要修改的选项，其余选项可以省略。参数英文名称保持原样；文字放在引号中，数字不加引号，多个前缀或排除项放在方括号中。
| 参数 | 是否必填 / 默认值 | 含义和例子 |
|---|---|---|
fileType |
必填 | 放到运单的哪类档案。使用下表中的英文值，例如'OTHER'；不能直接填中文“其他” |
prefixes |
可省略；默认不限前缀 | 允许的客户单号开头。['FBA']只取FBA开头的候选，['ABC', 'XYZ']表示两种开头都接收，不区分大小写。[]也表示不限前缀。建议有固定前缀时明确填写，避免把日期或批次号当成客户单号 |
minLength |
可省略；默认6 |
单号最少有几个字符，必须为大于0的整数。英文字母、数字和保留的连接符都计入长度。五位单号ABC12需要设置为5或更小 |
excludes |
可省略；默认[] |
明确排除的完整单号，例如['ABC00']。不区分大小写；不是排除所有ABC开头的号码，也不是模糊匹配 |
keepChars |
可省略；默认'' |
单号内部需要保留的连接符。例如单号为ABC-123456时填'-'；不填时横杠会把它拆成两段。英文字母和数字本来就会保留，不用填写 |
remark |
可省略；默认'易信达自动上传' |
归档后显示的文件备注，例如'签收资料自动归档'；不会改变查单方式 |
例如，多个前缀应写prefixes: ['ABC', 'XYZ']，不要写成prefixes: 'ABC,XYZ'；最短长度写minLength: 5，不要写成minLength: '5'。不使用的可选参数直接省略，不要填null或自行增加参数名称。
档案类型怎么选
fileType填写值 |
运单里的档案类型 | 需要知道的区别 |
|---|---|---|
'OTHER' |
其他 | 本文默认值。上传人显示规则创建人；与该运单最新一份“其他”档案内容相同则跳过 |
'DECLARATION' |
报关 | 放到“报关”档案；上传人显示规则创建人，与最新一份同类型档案比较。仍须符合当前运单业务允许的档案类型 |
'CLIENT_INVOICE' |
客户发票 | 上传人显示“小易自动上传”，权限仍按规则创建人校验。按最近优先、最多核对20份历史客户发票，范围内已有相同内容则跳过；此函数不会判断是否发票，也不会自动识别发票内容 |
这三个类型都会追加档案并对客户公开。类型参数只接受上表三种值，不能填“清关文件”“面单”等其他名称。如果业务需要先判断是否发票、再识别发票内容，请查看易信达消息自动化使用说明中的发票归档场景；那与本页按文件名查单的用途不同。
单号是怎样识别的
- 默认把连续的英文字母、数字视为一个候选；中文、空格、加号、横杠等其他字符用于分隔。设置
keepChars后，指定字符会保留在单号内部。 - 候选必须至少含一位数字；纯字母单号不会识别。长度、允许前缀和排除项都符合后，才会用于查运单。
- 文件名中的全角英文字母和数字先转成半角用于识别；同一个单号重复出现或只差大小写，只处理一次。归档仍保留收到的原文件名。
- 前缀只是筛选候选，查单仍按完整客户单号匹配。不会按某个前缀把所有运单都选中，也不会把系统单号、转单号当成客户单号。
这些参数不改变群绑定、权限和缺单处理，也不提供上传人、公开状态、覆盖旧档案或提高50单号上限的设置。执行脚本通常只保留这一行，不用另外写循环或统计脚本；数量和未处理原因会写入历史日志。
¶ 其他业务示例
以下都是虚构示例，用于说明改哪些地方。实际使用时替换群名、前缀和说明词；不要把示例排除项直接带入自己的业务。
¶ 不同单号前缀
假设客户在“签收资料群”发送ABC123456+XYZ987654签收资料.pdf，两票客户单号分别为ABC123456和XYZ987654，资料仍放“其他”。
触发条件：
是否群聊消息()
&& $message.conversationName === '签收资料群'
&& 是否文件消息()
&& 是否为指定文件扩展名('pdf')
&& /签收/.test($file.name)
执行脚本：
按文件名单号归档当前文件({
prefixes: ['ABC', 'XYZ'],
fileType: 'OTHER',
remark: '签收资料自动归档'
});
这里同时改了群名、文件名说明词和允许的单号前缀；不需要改写查单或上传流程。
¶ 单号本身含横杠
假设完整客户单号是ABC-123456和ABC-123457，文件名为ABC-123456+ABC-123457报关.pdf，需要放“报关”档案。
触发条件沿用上面的PDF写法，将群名改为实际报关资料群、说明词改为“报关”。执行脚本填写：
按文件名单号归档当前文件({
prefixes: ['ABC-'],
keepChars: '-',
fileType: 'DECLARATION',
remark: '报关资料自动归档'
});
keepChars: '-'表示横杠是单号的一部分。此时多个单号之间请用加号或空格分开；如果也用横杠分开，几个单号可能连成一个候选，导致查不到运单。
¶ 短单号和排除项
假设客户单号只有五位，如ABC12、ABC13；文件名还可能带固定的测试号码ABC00，这个号码不能用于归档。文件名示例为ABC12+ABC13+ABC00报关.pdf。
触发条件仍限制实际客户群、PDF和“报关”说明词。执行脚本填写：
按文件名单号归档当前文件({
prefixes: ['ABC'],
minLength: 5,
excludes: ['ABC00'],
fileType: 'OTHER'
});
这样会取ABC12、ABC13，排除ABC00。excludes只适合明确知道的完整排除项；它不会自动判断一个号码是不是日期或批次号。若日期、批次与客户单号格式相同，先调整命名约定，避免把不该查的号码放进文件名。
¶ 多个客户群
处理方式和单号格式相同的多个客户群，可以共用一条规则。触发条件中的群名判断可写成：
['客户甲资料群', '客户乙资料群'].indexOf($message.conversationName) >= 0
将这一行替换原来的$message.conversationName === '报关文件处理群'，其余群聊、文件和PDF条件保留。执行脚本仍按这些群实际使用的前缀填写。
**每个群必须各自唯一绑定到相应客户。**系统按当前收到文件的群确定客户，不会因为共用规则而跨客户找单。同一群同时绑定两个客户仍然不会处理。不同客户的单号格式或归档位置差别较大时，分别建规则更便于核对。
¶ 核对归档结果
- 先用少量演示运单试发一份文件。文件名须列出完整客户单号，单号之间可以用加号、连字符或空格分开。例如下方样例会对应两票运单。
- 在规则的“历史日志”里打开这条消息的“详情”，核对已归档、已有相同文件、未找到、同号多票和上传失败的数量，再看执行过程中每个单号的结果。
- 打开对应运单，进入“文件”。这份PDF的类型为“其他”，备注为“易信达自动上传”，上传人为规则创建人，并对客户公开。点档案的详情图标可以查看完整文件名；也可以下载PDF核对内容。
本文默认的“其他”档案和“报关”档案会追加文件，原有档案保留。连续收到内容相同的PDF时，会显示“已有相同文件”，不重复追加；同名PDF内容改变后会追加。先收到内容A、再收到B、之后重新收到A，也会再次追加，方便保留当时收到的版本。“客户发票”的重复文件判断范围见上面的档案类型表。
¶ 处理未归档的单号
“成功”表示这条规则执行完成，是否归档、归档几票要看“处理说明”和“执行过程”。不要只看成功标签。
- 未找到运单：核对文件名里的客户单号及客户归属。该单号不归档，其余能唯一找到的单号继续处理。
- 同号多票：同一客户有多票运单使用同一个客户单号，系统无法确定要放到哪票，先核对并修正该单号。
- 群没有绑定客户或绑定多个客户：先修正群绑定，这份文件不会归档到任何运单。
- 无权查看运单：先检查规则创建人的运单查看权限。这份文件不会绕过权限继续归档。
- 上传失败：查看该票的具体原因，例如客户或收货渠道已变化。其他票可能已经完成，先核对逐票结果，再处理失败部分。
- 没有完整文件名或原文件：检查手机的文档下载设置、文件是否能正常打开。文件名仍有省略号或只收到文件提示时，不会用其中一部分单号冒充完整识别。恢复后请核对历史记录，再安排补发。
失败记录可在解决原因后点“重新执行”，按规则当前设置重新处理。没有触发记录、原件未收到或规则明确跳过时，先核对原因，再请客户补发。操作方法见易信达消息自动化使用说明。
¶ 文件要求
- 本页默认场景处理PDF；函数按文件名识别客户单号，不读取文件正文，也不拼接前后聊天文字。更换文件后缀时，须同时调整触发条件和APP下载设置。
- 每份文件最多处理50个不同客户单号；同一个单号重复出现只处理一次。超过时请拆分后重发。
- 完整文件名最多256个字符，PDF须小于5MiB（等于5MiB也不处理）；不要把名称剪短后遗漏客户单号。
- 长文件名需要手机额外查找完整名称，处理期间请保持手机在企业微信内，不要人工操作。