¶ 微信群发票自动归档与补录
配置规则 · 调整触发条件 · 设置人工核对 · 处理待补录 · 查看结果
客户把文件发到企业微信群后，易信达会判断文件是否为商业发票，并按文件名里的客户单号查找运单。找到唯一运单时，系统按规则直接归档或交给员工核对。系统确认是发票但找不到唯一运单时，员工可以稍后在「待补录发票」里查单处理。
归档会把原文件保存为运单的「客户发票」。如需提取申报资料，可在归档后继续发起 AI 识别，由员工核对后更新至运单。
¶ 配置规则
¶ 绑定客户群
在「菜单 → 客户 → 客户档案」打开客户，进入「联系人管理」。选中联系人，点击「修改微信绑定」，在「企业微信群名或用户名」中填写企业微信里显示的完整群名，然后确认。
一个群名只能对应一个客户。规则由具备所需权限的员工创建，系统以该员工的身份查找运单、上传档案和发起 AI 识别。
¶ 新建规则
进入「菜单 → 系统设置 → 基础数据 → 易信达消息自动化」，点击「新建」。
在「规则名称」填写方便查找的名称，例如「客户群发票归档」。
¶ 填写触发条件
复制下面的基础公式。它允许系统检查已绑定客户的群聊中的文件和图片。公式较长时，可以点击「高级编辑」查看或填写。
是否群聊消息() &&
(是否文件消息() || 是否图片消息()) &&
$file !== null &&
是否为指定文件扩展名(
'pdf', 'jpg', 'jpeg', 'png', 'xls', 'xlsx', 'doc', 'docx'
)
有额外筛选要求时，在上面的基础公式末尾追加需要的条件。可以组合多项，每项前面的 && 表示这项也要满足。
只处理指定群
把示例群名换成企业微信里显示的完整群名。配置不同群使用不同脚本时，每条规则填写对应的群名。
&& $message.conversationName === '示例客户发票群'
排除指定文件名
例如，排除文件名含「报关」或「customs」的文件。英文大小写均匹配。
&& !/报关|customs/i.test($file.name)
排除指定发货渠道
把示例名称换成运单上实际显示的发货渠道。查到运单后会检查该渠道，员工查单补录或再次补录时也会检查所选运单的渠道。
&& 发票发货渠道不属于(['示例专线', '另一示例渠道'])
按消息接收日期筛选
下面的公式只自动处理北京时间当天收到的发票。日期按易信达后台收到消息的时间计算。例如，客户昨晚发送、系统今天才收到，按今天的消息处理。
&& ($execution.manualContinuation ||
Math.floor(($message.receivedAt + 28800000) / 86400000) >=
Math.floor(($execution.startedAt + 28800000) / 86400000) - 0)
| 自动处理范围 | 公式末尾的数字 |
|---|---|
| 今天 | 0 |
| 今天和昨天 | 1 |
| 今天、昨天和前天 | 2 |
如果只想让昨天的发票在今天凌晨两点前仍能自动处理，用下面这段替换上面的日期条件。从凌晨两点起，规则只自动处理当天收到的发票。
&& ($execution.manualContinuation ||
Math.floor(($message.receivedAt + 28800000) / 86400000) >=
Math.floor(($execution.startedAt + 21600000) / 86400000))
自动任务中断后恢复时，按当时的规则和日期重新判断。已经进入待补录的发票可以隔天处理，从历史日志点击「重新执行」也可以隔天进行，两种操作仍要满足群、文件、渠道等其他条件。
¶ 填写执行脚本
复制下面的脚本。这个示例会归档发票，并在归档后发起 AI 识别。
(function () {
return 自动归档当前消息发票({ autoRecognize: true });
}());
按需要调整执行脚本
| 你想怎么处理 | 在脚本里怎么写 |
|---|---|
| 只归档原文件 | 把 autoRecognize 改为 false |
| 客户单号至少 8 位才尝试查单 | 加入 minCustomerNoLength: 8。省略时按 6 位处理 |
| 运单已有客户发票或转单号时，先让员工核对 | 加入 manualReviewWhen: ['已有发票', '已有转单号'] |
下面是一段可以整段替换的脚本示例。它启用两项人工核对条件，直接归档的文件只存原件。
(function () {
return 自动归档当前消息发票({
autoRecognize: false,
manualReviewWhen: ['已有发票', '已有转单号']
});
}());
「已有发票」指该运单已有「客户发票」档案。同一个脚本里的选项用逗号隔开。两项都写时，任一项满足就转待补录。只需要其中一项时，在方括号内只保留那一项。省略 manualReviewWhen 时，找到唯一运单且满足规则的发票按常规归档。如果目标运单已有内容相同的客户发票，这次收到的发票会进入「待补录」，原档案会保留。
¶ 保存并启用
填好后点击「确定」。检查易信达服务、规则内容和消息接收三项均通过，再点击「确认保存并启用」。启用后用一份新发到群里的发票检查处理结果。
「查看可用变量和函数」里也有公式和脚本示例，可以搜索、复制后使用。
¶ 客户发送发票
请客户在文件名里写上客户单号，并以「文件」形式发送。支持 PDF、JPG、JPEG、PNG、Excel 和 Word，单个文件须有内容且小于 5 MB。直接发图片也可以处理，但图片可能没有可用的原文件名，需要员工查单补录。
文件名去掉扩展名后，请只保留一段连续的英文字母或数字作为客户单号。其余说明可以用中文，例如客户单号是 CS11111B，文件可命名为 发票_CS11111B.pdf。系统会用 CS11111B 查单。INV-CS11111B.pdf 有两段字母数字，确认是发票后会交给员工补录。没有可用单号、单号太短或查不到唯一运单时，也会转待补录。
系统根据文件正文判断是否为商业发票。没有「Invoice」标题也可以，寄收件信息、货物明细、数量和交易金额等都是判断线索。明确是报价单或单独的装箱单时，系统不归档。资料不完整、无法确定时，请客户补齐后重新发送。发票和装箱明细放在同一份文件时，系统会结合内容判断。
下方分别是电子版和无标题发票的演示样例。点击图片可放大。
¶ 处理待补录发票
系统确认是发票后，如果找不到唯一运单、目标运单命中人工核对条件，或运单已有同样的发票，文件会进入「待补录」。员工需要有查看待补录、查看对应客户和运单，以及上传运单档案的权限。
进入「菜单 → AI → 待补录发票」。在「待补录」页签，按文件名、客户、来源微信群或接收时间找到记录，点击「原文件」列的文件名。左边是发票原件，右边是来源信息和本次待补录原因。
¶ 没找到运单时
可下载示例发票（PDF），与下图预览对照。
- 在右侧输入客户确认的单号，点击「查询」。
- 核对返回的客户单号、转单号、目的国家和发货渠道。若尚未建单，先关闭窗口，等建单后再来。修改单号后需重新查询。下图标出了单号输入框。
¶ 已匹配运单时
右侧会直接显示匹配的运单和转人工原因。先核对客户单号和转单号，再决定是否补录。
如果列出了「运单已有发票」，可点击文件名对照。下面是另一票有旧发票的演示运单。查看后点击「返回本次发票」，左侧会切回群里这次收到的文件。
如果目标运单不对，点击「改选运单」，输入同一客户名下正确的单号并查询。点击「取消改选」可以回到原目标。原匹配已失效时，按提示重新查单。
¶ 确认补录
- 如需在归档后提取申报资料，勾选「补录后进行AI识别」。首次默认不勾选，浏览器会记住上次的选择。选项需要 AI 识别权限，按实际识别计费。
- 点击右下角「确认补录」。不同内容会另存一份，原档案保留。看到「发票已补录」后，可以在「已上传」中查看结果，或打开目标运单的「文件」页签查看客户发票。下图是一笔已补录的示例，可以在「处理记录」中核对实际归档的客户单号。
¶ 其他补录操作
- 暂缓或无需处理。点击「无需补录」，填写原因，再点「确认无需补录」。客户后来同意继续处理时，从「无需补录」打开这条记录，点击「补录」，查单并确认。
- 还要补到另一票运单。在「已上传」打开原记录，点击「再次补录」，查询新运单后确认。原运单上的发票和识别结果会保留。
- 核对结果。在详情切到「处理记录」，查看操作时间、原因和结果。如果识别未完成，按页面提示等待或处理。识别成功后，仍需在识别任务中核对并更新运单。
记录和待补录原件自首次保存起保留 90 天。补录、再次补录或修改状态都不会延长这段时间。已归档到运单的文件继续保留。如果详情打开太久导致预览失效，关闭后重新打开。
¶ 查看处理结果
¶ 查看已上传列表
- 进入「菜单 → AI → 待补录发票」，点击「已上传」。
- 核对客户单号、上传方式和上传时间。「自动上传」表示系统已把发票放到运单，「人工补录」表示员工确认后上传。需要核对原件时，点击文件名。
- 发票上传后，AI 识别结果可在详情的「处理记录」里核对。上传已完成而结果仍待核对时，先按提示刷新或重新执行，避免另传一份。
列表较窄时，可向右滚动查看完整时间。
¶ 查看运单里的发票
打开目标运单的「文件」页签，找到类型为「客户发票」的文件。点击文件名可查看原件，也可按档案权限下载。下图以单号 LKL261103021 的运单为例。
¶ 核对 AI 识别资料
进入「菜单 → AI → 识别发票任务」。将列表向右滚动，可在「来源」列找到标为「易信达自动化」的任务。双击相应任务，核对原件和识别出的资料，确认后点击「更新至运单」。
更多审核、打单和识别失败处理，见 AI 识别运单发票。
¶ 查看处理日志
在「易信达消息自动化」双击对应规则，切到「历史日志」，按群名或执行结果查找。看「处理说明」即可区分已归档、已转待补录、判断为非发票和执行失败。「AI 点数」显示该次规则执行记录的用量。
- 没有记录。核对手机是否收到文件、规则是否启用，以及群、文件类型和日期是否符合触发条件。条件未命中时不会新增处理日志。
- 有失败记录。先按「处理说明」解决群未绑定、权限或点数不足等原因。出现「重新执行」时，可在确认提示后按当前规则再跑一次，系统会新增一条日志。
- 已转待补录。直接去「待补录发票」核对。若同一条消息再次执行并提示已有记录，继续在待补录中处理即可。
¶ 费用和重复发送
| 环节 | 何时产生 AI 点数 |
|---|---|
| 判断是不是发票 | 系统实际调用时计费。判为非发票或无法确定，也可能产生本次费用 |
| 识别发票内容 | 归档后启用识别，或员工补录时选择识别，按实际调用计费 |
同一消息自动重跑时复用已有判断。通过「历史日志」主动重新执行时，实际重新调用会计费。人工补录直接使用已保存的判断。具体以系统记录为准。
客户重发相同内容时，系统会检查目标运单最近 20 份有原件的客户发票。查到相同内容后，这次记录留在「待补录」，可以点「无需补录」，或核对后改选正确的运单。文件名相同但内容不同的发票，按规则另存一份或交人工核对，原文件继续保留。