¶ 用小易导入费用
把费用 Excel 发给小易，说清要导入哪种费用、已有同名费用时怎么办。小易先检查哪些能导入、哪些有错误，您确认后再写入系统，并反馈结果。
- 能导入应收、应付、销售三种费用，支持按科目导入、按提单号分摊、按清关条码分摊和导入杂费，和系统一样。
- 规则和在系统「菜单 → 其他 → 导入费用」里导入完全一样，结果也一样；系统里的用法见导入费用。
- 数量一律按「条费用」算：Excel 一行里有几个费用列，就算几条费用。
文中截图和示例文件用的都是演示数据，单号、代码、金额请换成您自己的。
使用顺序：准备 Excel → 发给小易 → 看检查结果并确认 → 到系统核对。
准备 Excel · 发给小易 · 看检查结果 · 到系统里看结果
¶ 一、用之前要准备什么
- 小易聊天权限：员工端账号能打开小易即可，客户端不能用这个功能。
- 新增费用的权限，按导入到哪种费用分开，和在系统里导入要的一样：
| 导入到 | 需要的权限（菜单 → 组织架构 → 角色权限） |
|---|---|
| 应收费用 | 财务 → 应收财务 → 应收财务-写 →「添加」 |
| 应付费用 | 财务 → 应付财务 → 应付财务-写 →「添加」 |
| 销售费用 | 财务 → 销售费用 → 销售费用-写 →「添加」 |
文件里填了财务备注时，还需要能修改财务备注的权限。没有权限时小易会直接告诉您缺哪一个。
- 不需要另外开通或设置：有上面的权限，打开小易就能用。
¶ 二、准备 Excel
用系统「导入费用」的示例格式，第一个工作表、第一行是表头。不同导入方式用不同的示例：
| 导入方式 | 单号列填什么 | 示例文件 |
|---|---|---|
| 按科目导入（快递、专线、小包等业务） | 客户单号 / 转单号 / 系统单号，一行一票运单的一笔费用 | 下载示例：按科目导入（快递类） |
| 按科目导入（空运、海运等业务） | 主提单号 / 订仓单号等 | 下载示例：按科目导入（空海运） |
| 按提单号分摊 | 主提单号（订仓单号），一行费用按分摊公式分到这个提单下的所有运单 | 下载示例：按提单号分摊 |
| 按清关条码分摊（贵公司开通了才有） | 清关条码 | 下载示例：按清关条码分摊 |
几点要知道：
- 费用名、币种必须是系统里已有的（电子词典里能找到），差一个字都会报错。
- 结算单位代码：应收填客户代码，应付填代理代码；不填时应收记给运单客户、应付记给运单的代理。
- 文件里「覆盖追加策略」这一列填了值的行，按这一列执行；没填的行按您告诉小易的「已有同名费用时」处理。示例里的「自动对账」「计量单位」「汇率」等列可以按需填写。
- 单号、费用名或金额是空的行会被直接跳过。
- 同一个文件里不要同时放按运单的费用和按单件（子单号）的费用，要分成两个文件。
- 一次最多导入多少条费用按贵公司系统设置（系统「导入费用」窗口里写着「一次最多导入 N 条费用」），超了小易会告诉您实际条数和上限，请拆成几个文件。
- 按提单号分摊的具体规则见按提单号导入费用并分摊。
¶ 三、发给小易
- 打开员工端小易，上传 Excel。
- 说清楚导入到哪种费用和已有同名费用时怎么办，例如：
把这份导入到应付费用，已有同名费用的跳过（补加），快递业务
演示对话：发文件后，先把要办理的业务说清楚。
下面两项小易一定会问您，不会替您选，因为选错会导错类型或删错费用：
- 导入到应收、应付还是销售费用；
- 已有同名费用时：追加、补加、覆盖、补差还是覆盖追加（下一节详细说明）。
另外，费用要对到哪种业务的运单（快递、空运出口……）也要定下来：您说了就按您说的；贵公司只有一种业务就直接用；有多种时小易会问「这些费用的运单是哪种业务？」，列出可选的业务请您选。
其他选项不说就按系统默认：
| 选项 | 不说时 | 想改就这样说 |
|---|---|---|
| 导入方式 | 按科目导入 | 「按提单号分摊」「按清关条码分摊」 |
| 导入杂费 | 不导入杂费 | 「导入杂费」（只能导入到应收费用，这时不用选导入方式） |
| 计算燃油 | 不算燃油 | 「计算燃油」：按运单渠道的报价取燃油率，自动算出每笔费用的燃油费 |
| 自定义汇率 | 不填（文件里有「汇率」列用文件的，没有用系统汇率） | 「自定义汇率 7.1」：这次导入的所有费用都用这个汇率 |
- 计算燃油取燃油率的渠道：应收看收货渠道、应付看发货渠道、销售看销售渠道。取不到燃油率的费用会报错、不导入。
- 导入杂费：按文件里的单号找到或新建杂费单，把费用记在杂费单上，用于给系统里没有运单的业务收费。
¶ 四、已有同名费用时怎么选
「已有同名费用时」说的是：这票运单上已经有一笔同名的费用（比如已经有「运费」），文件里又来一笔「运费」，怎么处理。
| 选项 | 意思 | 适合 |
|---|---|---|
| 追加 | 不管原来有没有同名费用，都新增一笔 | 确定要多记一笔，例如二次收费 |
| 补加 | 这票运单还没有同名费用才新增；已经有了就跳过这一行 | 只补系统里漏掉的费用，不动已有的 |
| 覆盖 | 删掉这票运单原来的同名费用，换成文件里的这一笔；原来的同名费用已对账、已锁定或已出报表删不掉时，跳过这一行 | 用账单金额替换系统里原有的金额 |
| 补差 | 和「覆盖」一样；原来的同名费用删不掉时，按差额新增一笔补差费用 | 已对账的费用也要补齐差额 |
| 覆盖追加 | 和「覆盖」一样；原来的同名费用删不掉时，直接再新增一笔 | 删不掉的也要记上新的一笔 |
拿不准时选「补加」最安全：已有的费用一笔不动，只补上没有的。
覆盖前，先核对旧费用状态。 有多笔同名旧费用时，系统可能已删除前面几笔，随后遇到已对账、已锁定或已出报表的费用而停下；已删的不会恢复。选「覆盖」会跳过本行，选「覆盖追加」会新增本次费用，「补差」按差额处理。费用与代收货款手续费同名时，手续费也可能被替换。
导入前核对这些费用是否适合替换；导入后按明细核对跳过的票、同名费用金额和代收货款手续费。
¶ 五、看检查结果
小易先只检查、不改数据，把结果告诉您：
演示对话：小易先给出检查结果，等您确认；这一步不改数据。
错误和警告的区别：
- 错误：这一笔不会导入。全部有错误的费用在「{原文件名}-有问题的行.xlsx」里，第一列写着原因，改好可以单独再导入。
- 警告：这一笔照常导入，只是提醒您注意。警告只有三种：
| 警告 | 意思 |
|---|---|
| 这票运单已锁定（仍会导入） | 运单锁定了，费用照样会导进去 |
| 这票运单的费用已锁定（仍会导入） | 运单费用锁定了，费用照样会导进去 |
| 结算客户和运单客户不是同一个（仍会导入） | 文件里填的结算客户和运单的客户不一样 |
有警告的费用不在「有问题的行」文件里（它们已经照常导入），要看可以看导入完成后的导入明细。
下面的实际检查示例共有 2 条费用：1 条可以导入，另 1 条因单号不存在等错误不会导入。可以先导出错误行修改，也可以确认导入其余 1 条。
常见错误和处理办法：
| 小易说 | 怎么办 |
|---|---|
| 系统里找不到这个单号 | 核对单号；确认选的业务对不对 |
| 系统里没有「…」这个费用名 / 这个币种 | 先在系统电子词典里添加，或改成已有的名称 |
| 没有填币种 | 补上币种 |
| 系统里没有 USD 对 RMB 的汇率，请先维护汇率，或在窗口里填「自定义汇率」 | 先维护汇率，或告诉小易「自定义汇率 …」 |
| 勾了「计算燃油」，但这票运单的渠道报价取不到燃油率 | 检查报价的燃油设置，或不要「计算燃油」 |
| 文件里这票运单的「…」出现了不止一次（同一个结算单位） | 同一票同一个费用名只保留一行 |
| 您没有查看这票运单的权限 | 找有权限的同事导入 |
| 填了财务备注，但您没有修改财务备注的权限 | 清空财务备注列，或找管理员开通权限 |
整个文件都不能导的情况（例如文件里同时有按运单和按单件的费用、文件里没有找到单号、条数超过上限），小易会直接说明原因，这次不会导入。
¶ 六、确认导入
核对没问题，在下一条消息里回复，例如：
确认导入
小易把会导入的费用写进系统，并告诉您结果：
演示对话：确认后才处理，完成后返回成功结果。
- 「跳过」是按「已有同名费用时」的选择跳过的，例如选了补加、这票已经有同名费用。每一条为什么跳过，写在「{原文件名}-导入明细.xlsx」里：成功、跳过、错误逐条列出，带 Excel 行号。
- 检查后 10 分钟内确认有效；超过 10 分钟、换了文件或改了选项要重新检查。检查和确认要分两条消息。
- 确认时系统会按那一刻的数据再检查一遍，导入条数可能和检查时略有不同，以完成结果为准。
- 检查之后，如果您又在小易里做过别的导入或调整燃油，刚才的检查就作废了，请让小易重新检查。
¶ 七、到系统里看结果
同一业务在系统窗口完成时，会出现下面的成功提示；通过小易办理时，完成结果会发到会话。请核对成功、跳过及未处理的数量。
- 打开对应的费用页面（导入到应付就打开「应付费用」）。
- 按单号筛选，看刚导入的费用：费用名、金额、币种、结算单位；勾了「计算燃油」的还能看到燃油率和燃油费。
图中是应收费用的演示数据；导入到应付或销售费用时，请打开相应的费用页面核对。
¶ 八、导入补应收模板
用小易核对代理账单时会生成一份「运单导入模板-补应收」：账单上有、但运单应收里还没有的费用，金额不含燃油。先打开看一下，不向客户收的费用先删掉，再发给小易：
把这份补应收模板导入应收，计算燃油，已有同名费用的跳过
- 选「应收」「计算燃油」：模板里的金额不含燃油，计算燃油后按客户报价补上燃油费。
- 已有同名费用时建议选「补加」。
- 模板里结算单位代码是空的，导入后记给运单的客户。
¶ 九、数量多时自动转到后台
要导入的费用条数超过贵公司一次当场处理的上限（按贵公司的系统版本设定），小易会自动转到后台，并回复任务号：
数据量较大，已转到后台处理，任务号 261013-0006。处理完成后我会在这里通知您，有明细时附上结果表；也可以随时问我「261013-0006 好了吗」
- 完成后小易发来「导入应付费用已完成」（应收、销售分别是「导入应收费用」「导入销售费用」）的通知，附上导入明细；文件里填了「自动对账」的，通知里还会写自动对账的结果。
- 随时可以问「261013-0006 好了吗」；也能在系统「个人中心 → 后台任务」里看进度、下载明细，详见后台任务：导入费用转后台。
- 后台导入中途被打断（例如系统重启）时，任务会显示失败且不能直接重新执行，因为可能已经写进去一部分。请按失败原因里的提示，到费用列表核对这次已经导入的费用，再只把没导入的重新导入。
¶ 十、重复导入提醒
24 小时内同一份数据已经导入过到同一种费用（不管是谁、在系统里还是在小易里导入的），小易检查时会先提醒：
这份数据 2 小时前（10-13 14:32）已由 张三 导入到应付费用（任务号 261013-0006），确定还要再导入一次吗？
确实还要导，明确回复「还要再导入一次」；不导了就不用回复。提醒只看文件里的数据内容，改了文件名、换了「已有同名费用时」也会提醒；它只是提醒，不会拦着您。
¶ 十一、常见问题
¶ 系统窗口和小易导出来的结果一样吗
一样。规则、找运单、覆盖与锁定、汇率、自动对账都是同一套。区别只在操作上：小易每次都先给检查结果、等您确认；选项不说就按系统默认（窗口会记住您上次的选择）；超过上限自动转后台，不能手动选。系统窗口怎么用见导入费用。
¶ 为什么我说了「快递」，还是有单号找不到
小易按您说的业务找运单，快递、专线、小包找不到还会再到空海运里找。仍然找不到，多半是单号写错，或运单属于别的业务。一份文件里的运单分属几种业务时，按业务拆开分别导入。
¶ 代理账单核对完，想把账单上的应付费用更新进系统
对小易说「更新应付费用（仅附加费）」或「更新应付费用（含运费及附加费）」，小易会把对账生成的导入表交给导入费用，选项都已填好（应付、覆盖、按账单运单的业务、燃油沿用原费用的燃油率），您只需看检查结果、确认。见用小易核对代理账单：让小易直接更新系统数据。
¶ 小易说处理还没完
过几分钟问小易「刚才的导入好了吗」；处理完成前请不要重复确认。
¶ 小易说结果暂时无法确认，怎么办？
网络中断时，可能是提交没有成功，也可能是系统已经处理、回复没能送到。先到对应费用列表核对，或让小易查询任务；能提供任务号时一起告诉小易。核实前不要把整份文件再次确认导入或调整，以免重复处理。