¶ 用小易核对代理账单
把代理账单发给小易，找出重量和费用的差异，拿到核对表与导入模板。 核对无误后，还可以让小易把账单上的重量、应付费用更新到系统，或调整燃油率。
例如，代理账单写某票计费重 12.5 公斤、运费 100 元，系统却记了 12 公斤、95 元。小易会把这票找出来，列明差在哪里，您不用逐票翻运单。
核对账单不会修改运单或费用。要更新系统，小易会另行检查，等您明确确认后再做。
¶ 一、日常使用，只需三步
| 步骤 | 您做什么 | 小易帮您做什么 |
|---|---|---|
| 1. 发账单 | 上传代理提供的原始账单，说「帮我核对这份代理账单」 | 识别账单，按单号找到系统运单，逐票核对代理计费重和应付费用 |
| 2. 看结果 | 下载差异表，查看差异和备注；需要其他文件时直接点名 | 先发对账差异表，其他结果文件也已准备好，按需发给您 |
| 3. 按需更新 | 看清文件和检查结果，再确认要不要更新系统 | 更新代理计费重、应付费用或燃油率，并反馈处理结果 |
第一次用某种账单时，小易可能请您先设置「账单费用名称与系统费用名称怎么对应」。同一种账单配置一次，全公司共用，以后发账单就能核对。首次配置怎么做。
¶ 二、支持哪些代理账单
支持以下 7 类固定格式。请保留代理提供的原始格式；同一承运商的其他账单格式不一定适用。
| 代理账单 | 发什么文件 | 样例与注意事项 |
|---|---|---|
| P**** 代理账单（DHL Freight 渠道） | Excel（.xls / .xlsx） | 下载样例；与香港 DHL 官方 PDF 是两种格式 |
| Europai Logistic | Excel（.xls / .xlsx） | 下载样例 |
| W****** 海外仓 | Excel（.xls / .xlsx） | 下载样例 |
| 顺丰官方账单 | Excel（.xls / .xlsx） | 下载样例；核对「账单明细」里的快递运单费用，不含关税、理赔费用 |
| 天*UPS 应收账单 | Excel（.xls / .xlsx） | 下载样例；读取「明细」工作表 |
| UPS 官方账单 | Excel（.xls / .xlsx） | 下载样例；无表头，不能删列、插列或调整列序 |
| 香港 DHL 官方账单 | PDF 电子版 | 下载演示账单；要有完整明细页，不支持照片、扫描件或加密文件 |
小易会自动识别账单类型，不用您手动选择。一次发一份，不同账期分开发。
香港 DHL 的 PDF 要用哪一种？点击看示例
DHL Express（香港）直接开出的官方发票：首页是汇总，后面是逐票明细。请发从 DHL 下载、文字能选中复制的电子版，整份上传，不要只发首页，也不要拼接几份账单。
小易读取明细页的运单号、发货日期、重量、运费和附加费。首页汇总与逐票明细对不上时，会在摘要和差异表里提醒，请对照原 PDF 核实。
¶ 三、能拿到哪些 Excel 文件
每次核对会一次准备好以下 7 份 Excel。只说「核对」时，先发对账差异表；想要其他文件，直接说文件名，7 天内不用重发账单。
| 文件 | 帮您解决什么问题 |
|---|---|
| 对账差异表 | 先看哪票的重量、金额不对，再看差在哪个费用上。一个 Excel 内有按票汇总的差异和「费用科目差异表」两个工作表 |
| 计费重模板 | 把账单上的计费重整理成可导入系统的格式，用于更新代理计费重 |
| 运单导入模板 | 整理账单上的运费和全部附加费，用于导入应付费用。名称虽有「运单」，用途是导入费用 |
| 应付附加费导入表 | 只整理运费以外的附加费，适合运费按系统报价算、附加费按代理账单导入的公司 |
| 补应收模板 | 列出账单上有、这票应收里还没有的费用，供您确认后补收客户。金额不含燃油 |
| 旺季附加费核对结果表 | 对照账单与系统的旺季附加费；UPS 官方账单还会与适用的官网规则核对 |
| 燃油率核对结果表 | 查看系统燃油率和异常说明；符合条件的 UPS 渠道可按账单出口时间核对官网历史燃油率 |
补应收模板有条件：账号需要能查看应收费用，且不能只能看本人创建的应收；公司启用「柜转应收」时也不生成。小易会说明原因，其他 6 份照常提供。
可以这样说：
把计费重模板和应付附加费导入表也发给我。
¶ 四、核对后，能让小易更新什么
| 您要做的业务 | 对小易说 | 系统里会发生什么 |
|---|---|---|
| 按账单更新重量 | 更新代理计费重 | 导入计费重模板，修改运单的代理计费重，系统随后按报价重算应付费用 |
| 按账单更新全部应付费用 | 更新应付费用（含运费及附加费） | 导入运单导入模板，覆盖同名应付费用；账单上的新费用会新增 |
| 只更新应付附加费 | 更新应付费用（仅附加费） | 导入应付附加费导入表，覆盖同名附加费；不导入运费 |
| 按官网费率调整应付燃油 | 更新燃油率 | 发出本次的「调整燃油单号清单」，按运单上网时间取官网燃油率，调整带燃油的应付费用 |
| 补收客户漏收费用 | 先检查补应收模板，再说 把这份补应收模板导入应收，计算燃油，已有同名费用的跳过 | 按您确认的文件导入应收费用，记给运单客户。客户本来不收的费用，请先从模板删除 |
前四项直接接着本次对账办理；补应收需要先由您审阅模板。 只说「更新应付费用」时，小易会先问清是全部费用还是仅附加费。
如果三项都要做，推荐顺序是：代理计费重 → 应付费用 → 燃油率。更新重量后，请等系统重算费用完成，再继续后面的更新。
下面是发账单、索取结果文件的演示对话：
¶ 一次更新怎么完成
第 1 步：告诉小易要更新哪一项。 小易会先发出本次要用的文件，再检查哪些能处理、哪些有问题。这时还没有修改数据。
第 2 步：看清检查结果，在下一条消息里确认。 导入重量、费用回复「确认导入」，燃油回复「确认调整」。小易完成后会告知结果；有问题的行请看明细。
下面以“更新代理计费重”为例，演示先检查、再确认、最后反馈结果：
第 3 步：到对应费用页面核对实际结果。 重量看「代理计费重」；费用看名称、金额、币种、结算单位；燃油看「燃油率」「燃油费」。
图中是应收费用的示例；更新应付时，请打开「应付费用」核对。各项操作的检查图、完成图和详细步骤见：导入重量、导入费用、调整燃油。
更新前要知道的规则：覆盖费用、燃油处理、找不到运单
- 已有费用按「覆盖」处理：同一票上的同名应付费用，不分币种和代理，会被删掉后换成账单金额。已对账、已锁定或已出报表的旧费用可能删不掉，这一笔会跳过；同名旧费用有多笔时，此前已删除的不会恢复。费用名与代收货款手续费同名时，手续费也可能被替换。请在更新前检查状态，更新后按明细核对跳过的票。完整说明见已有同名费用时怎么选。
- 更新费用时沿用原费用的燃油率，按新金额重新计算燃油费；原费用不带燃油或本次新增的费用，燃油为 0。这个方式由对账后的更新自动带入，普通导入费用没有这项选择。想给燃油为 0 的费用补算燃油，请在系统勾选费用，按报价设置调整。
- 更新燃油率只调整这些运单上带燃油的应付费用，不分费用名或结算代理，代收货款手续费除外。支持 UPS（中国大陆站、香港站）、DHL、FedEx、TNT；已对账、已锁定、已出报表的费用不改，缺少上网时间或官网费率的也不改，原因见完成明细。
- 重量和费用按模板里的客户单号找运单，与系统原有导入规则相同。没找到运单、没有客户单号的票不会导入；计费重为 0 时模板重量留空，也不导入。燃油按这次找到的系统单号处理。
- 更新重量固定采用「跟随报价进位」，在全部业务类型里找运单。运单已锁定不能改重量；应付费用本身已对账、锁定或出报表，不妨碍按原规则更新计费重。
- 更新费用采用「应付、覆盖、按科目导入、不填自定义汇率、不导入杂费」。账单有几种业务时，按票数最多的业务导入，并提示其他业务可能找不到的票。
- 运单锁定、运单费用锁定、结算客户与运单客户不同，这三类在费用检查中是警告，费用仍会导入；具体以检查和完成明细为准。
- 检查后 10 分钟内确认有效；换文件、改选项或先做了别的导入、调整，需要重新检查。确认时按当时的数据再检查，条数可能变化。操作会记录系统日志。
- 需要的应付权限分别是「导入重量」「添加」「调整燃油」；缺权限时小易会明确提示。
¶ 五、第一次用，配置一次就好
第 1 步：把原始账单发给小易。 如果公司还没配过这种账单，小易会打开配置表单，并列出这次账单的费用名称。也可以先说「我要配置代理账单对账」。
第 2 步：把账单名称与系统费用名称对上。 例如账单写 Fuel Surcharge，系统可能叫「燃油附加费」；选好对应关系和币种。燃油单独一行的账单，按下方“燃油核对”说明设置。
第 3 步：点「保存配置」。 保存后全公司共用，小易会接着核对这份账单，不用重发。日常使用不必再配一遍。
其他设置通常保持默认即可。需要修改时，展开对应说明：
用哪些单号找运单、费用名称怎么对应
单号匹配方式：默认用系统单号、客户单号、转单号、换单号一起查，不分先后。同一个单号找到多票时，取发货时间最近的一票。只有公司确实使用「其他单号」「机构单号」登记代理单号时，才勾选这些项。
费用科目映射表：账单科目从下拉里选，系统费用名称和币种也从系统词典中选。账单里的未配置科目可以点「加入」，再补右侧对应关系。没有对应的科目不计入金额核对，会在备注中提醒。
需要加减账单科目时，可以选择手动输入公式。例如 [运费]-[运费折扣]，再对应到系统「运费」。支持加减乘除和英文圆括号，写错会标红。
UPS 官方账单有金额、科目名称却为空的行，选择「科目名为空的行」，再选应归入的系统费用和币种，不要自己写「空科目」。
Excel 也可以附带三列映射表（账单名称、系统名称、币种），带了就以它为准，并整表保存为公司配置。系统名称必须在电子词典中；空科目写「〔空科目〕」，不能留白。公式写成 公式:[运费]-[运费折扣]。PDF 请直接使用配置表单。
燃油单独列一行的账单，怎样配置？
天*UPS、UPS 官方、香港 DHL 账单把燃油单独列一行，运费不含燃油。请打开「燃油核对」，选择账单上的燃油名称，如 Fuel Surcharge 或 FUEL SURCHARGE。
燃油名称不要再放进上面的科目映射表，否则不能保存。第一次没有下拉选项时，可以选手动输入，按账单原文填写。UPS 官方账单会预填燃油科目，仍需点保存。
打开后，运费等科目只比不含燃油的金额；账单燃油与系统对应费用的燃油费合计单独比。冲减金额按绝对值比，数额相同即对平。燃油行只核对，不作为独立费用导入。
运费已含燃油的账单（如顺丰、P**** DHL、Europai），不要打开这个开关。
与代理约定了重量取整，怎样设置？
没有特殊约定就不用填，用账单原始重量核对。需要取整时，在「重量处理规则」中填写条件和重量公式：
例如，红单渠道超过 20 公斤按整数向上取整：
| 条件公式 | 重量公式 |
|---|---|
发货渠道包含("红单") && 账单计费重 > 20 |
向上取整(账单计费重) |
这样 22.5 公斤按 23 公斤核对，20 公斤保持不变。可用「向下取整」「四舍五入」、加减乘除、大小比较、&&（并且）、\|\|（或者）。
规则从上往下，第一条满足的生效。系统找不到运单、没有查看权限或没填发货渠道时，保持原始重量并提示原因。处理后的重量用于差异表和计费重模板，不改变账单金额；备注会保留原重量和处理说明。规则只在配置表单里生效，不能放到 Excel 工作表中。
同名费用有多笔，按合计还是最新一笔核对？配置被谁改过？
默认把同名费用相加。例如系统两笔运费 40 和 55，按 95 与账单核对。如果贵公司记账习惯是后来那条替代前一条，可以打开「同名费用只取最新的一条」。补收、补差、分次记账的公司请保持关闭，以免少算成本。
打开后按创建时间取最新记录，不看费用是否核销、锁定，也不按账单期筛选。几条同一秒创建时，会提示人工核对。这项按账单类型保存，只影响对账，不修改系统费用。
随时说「我要配置代理账单对账」可修改，保存后下一次核对生效。想看修改人和内容，说「查一下代理账单对账的配置修改日志」，默认最近 10 条，也可以要求最近 30 条。
¶ 六、拿到结果，先看哪里
先看对账差异表。 第一个工作表看“哪票差多少”，第二个「费用科目差异表」看“差在哪一笔”。
例如，账单运费 100 元，系统同币种运费 95 元，金额差异为 5 元。差异 = 账单金额 − 系统金额；金额留空表示未查到或无权查看，不等于 0。系统金额为 0 则表示没有匹配到这个同币种费用。
重点看“备注”。 未找到运单、费用未对应、币种不一致等，都需要先核实。完全对平的票会隐藏，摘要会告诉您隐藏了多少；打开燃油核对时，第一个工作表只列数字有差异的票，其他提示还可能留在第二个工作表里。
为什么票数变少、同一票有多行、两笔账单费用合成一笔？
- 同一转单号在原账单占多行时，先归拢为一票，同一科目累加，不同科目分开。计费重模板一票一行，费用模板一笔费用一行。
- 几个账单名称对应同一个系统费用、且币种相同时，导入模板合成一笔；差异明细仍保留原账单科目，系统金额只在一行比一次，备注说明合计。
- 核对只取结算代理为这票运单代理的费用；运单未设置代理时，按费用名称和币种核对，并在备注提醒。
- 没开燃油核对时，系统金额按费用金额与燃油费合计；开了后，普通费用和燃油分开比。燃油涉及多个币种而无法确定时，会提示人工核对，不跨币种相加。
- 完全对平且没有异常的票不再列出；查不到、科目正负差异互相抵消、存在异常的票仍保留。燃油核对开启时，以本节上面的两个工作表说明为准。
- 账单未收、系统存在的科目会在备注提醒；未配置的账单科目不会计入金额。请先补配置，再重新核对。
补应收模板怎么用？
它只检查“这个费用名称在应收里有没有”，不是计算应收和应付的差额。应收已经有这个费用，不管金额多少都不再列出；已退件、已取消的票不列出。
金额取账单已对应科目的金额，不含燃油；币种取配置，结算单位代码留空，导入时记给运单客户。请先删除客户本来不收的费用，再按导入补应收模板检查并确认导入。
旺季附加费、燃油率两张核对表，有什么区别？
| 文件 | 主要看什么 | 官网对照的范围 |
|---|---|---|
| 旺季附加费核对结果表 | 账单、系统与官方金额，异常原因；第二个工作表列实际用到的官方规则 | UPS 官方账单；按始发地、目的地、账单出口时间和原始计费重匹配。其他账单照常比账单与系统金额，官方列留空并说明原因 |
| 燃油率核对结果表 | 系统燃油率、官方燃油率及异常原因 | UPS 渠道，按账单出口时间取历史官网费率，区分中国大陆站与香港站；没有出口时间、渠道不适用或历史费率缺失时，官方列留空并说明原因 |
支持的七类账单本身都没有燃油率字段，因此表里的「账单燃油率」为空，不代表漏读。同一票系统燃油率不一致时，会并列显示并提示。
这两张表只核对，不会改费用。特别注意：燃油率核对表按账单出口时间查；“更新燃油率”按运单上网时间查，两者日期不同。更新支持 UPS、DHL、FedEx、TNT，所以 DHL 核对表里的官方列为空，也可以按官网调整燃油。官网费率可在「报价 → 燃油附加费 → 官网费率」核实，见燃油率与官网费率。
¶ 七、账单很多，或碰到问题怎么办
转到后台时，可以继续做别的事。 默认超过 1,000 票转后台（公司可调整），小易会告知任务号；完成后通知您并附结果。系统「个人中心 → 后台任务」也能查看进度、下载全部结果压缩包。
核对完成后的任务详情会列明差异票数、已生成文件和下载入口：
完整图文步骤见后台任务。刚完成的账单可直接说「更新代理计费重」等；有多份账单、要指定其中一份时，再带通知里的任务号。
| 遇到的情况 | 怎么办 |
|---|---|
| 不支持这份账单 | 对照上方 7 类格式，Excel 保留表头和列序；其他格式联系管理员确认 |
| PDF 读不了，或没有运单明细 | 重新下载香港 DHL 原始电子版，含全部明细页、无打开密码 |
| 提示权限不足 | 请管理员开通应付费用查看权限，账号不能只能看本人费用；更新数据另需对应操作权限 |
| 更新之后还想看最新差异 | 说「按现在的数据重新核对这份账单」，原文件已过期时重新上传。指定旧后台任务取文件，拿到的是那个任务当时的结果 |
| 没有补应收模板 | 看小易说明的权限或柜转应收原因，其他文件仍可用 |
| 更新后燃油为 0 | 新费用或原费用不带燃油时属于正常处理；要按报价补算，在系统勾选费用后调整燃油 |
| 提交后网络中断，结果无法确认 | 先在系统查看或让小易查询，核实前不要重复提交更新 |
一份账单能有多大？结果保留多久？
| 项目 | 限制或保留时间 |
|---|---|
| 单份账单票数 | 最多 10,000 票，同一个转单号算一票 |
| Excel 账单工作表 | 最多 20,000 行 |
| PDF 页数 | 最多 2,000 页 |
| 文件大小 | 按上传入口和公司设置，以超限提示为准 |
| 会话里的文件和当场核对结果 | 7 天；过期请重发原账单 |
| 后台任务及结果 | 默认 90 天，长期留存请提前下载；原账单无法取得时，重新核对需要再次上传 |
超限时，小易会列明实际数量、上限和拆分建议，请按账期或账单号分成几份处理。